Ga jij effectief met je tijd om?

Veel mensen haasten zich van hot naar her en denken dat ze enorm druk zijn. Maar een volle agenda betekent niet automatisch dat je goed met je tijd omgaat. Hoe staat het met jouw agenda? Misschien herken jij je wel in de 11 symptomen van slecht timemanagement uit dit artikel. Slecht timemanagement beïnvloedt je leven. Hoog tijd dus om er iets aan te doen.

Bij timemanagement is effectiviteit veel belangrijker dan efficiëntie. Deze begrippen worden vaak door elkaar heen gebruikt maar betekenen iets anders.

Efficiënt = zó dat het de minste middelen, inspanning enzovoort kost; doelmatig

Effectief = waardoor het beoogde doel bereikt wordt; doeltreffend

De focus bij timemanagement moet liggen op effectiviteit. Het heeft weinig zin om veel taken af te ronden wanneer het niet de taken zijn die je helpen om je doelen te bereiken.

Symptomen van slecht timemanagement Hoeveel werk je ook verzet, wanneer je de onderstaande symptomen herkent ben je waarschijnlijk niet zo’n goede timemanager. Hoe staat het met jou?

1. Niet stipt zijn Je bent vaak te laat voor afspraken of met het afmaken van je werk. Dit kan komen doordat je teveel hooi op je vork neemt. Maar ook doordat je de tijd die je aan bepaalde taken moet besteden niet goed kunt inschatten. Wanneer je niet stipt bent heeft dat altijd gevolgen voor anderen. Het kan je relaties negatief beïnvloeden.

2. Haasten Iedereen moet zich weleens haasten. Maar als je constant aan het rennen bent van de ene naar de andere afspraak, dan ben je niet goed in timemanagement. Een ervaren timemanager houdt rekening met bijvoorbeeld het uitlopen van een afspraak door genoeg tijd te plannen tussen twee afspraken in.

3.  Ongeduldigheid Door niet genoeg tijd te nemen voor een taak of door dingen steeds voor je uit te schuiven, voel je extreme druk om een deadline te halen. Je geeft andere mensen of je computer misschien de schuld. Maar de waarheid is dat jij zelf je tijd niet goed hebt ingedeeld. Zo zit je bijvoorbeeld ongeduldig te wachten op akkoord van iemand terwijl je diegene daar eigenlijk zelf te weinig tijd voor hebt gegeven.

4. Slecht opgestelde doelen Je doelen helpen je om prioriteiten te stellen. Ze geven aan wat je wilt bereiken, wanneer je dat wilt bereiken en hoe belangrijk het voor je is. Als je geen duidelijke doelen hebt, hoe weet je dan welke taken je eerst moet doen? Een goede timemanager neemt de tijd om duidelijke doelstellingen te maken aan de hand waarvan taken kunnen worden ingedeeld.

5. Uitstelgedrag Soms weet je wat er moet gebeuren maar blijf je het maar uitstellen. Wanneer je dan uiteindelijk aan de slag gaat is de deadline al dichtbij en wordt de druk groter om het op tijd af te krijgen. Herhaald uitstellen kan leiden tot stress en slechte prestaties. Er zijn veel redenen waarom je iets kunt uitstellen. Je moet de oorzaak van het probleem vinden en er iets aan doen.

6. Slechte prestaties Je kunt best een tijdje zonder goed timemanagement, maar uiteindelijk krijg je er toch last van. Je mist deadlines. Je komt steeds te laat voor afspraken. Andere mensen vinden het lastig om met je om te gaan. Je wordt steeds minder productief en je achterstand begint op te lopen.

7. Weinig energie Je loopt continu achter de feiten aan. Je loopt steeds achter en moet extra hard werken en soms nachten doorhalen om weer bij te komen. Uiteindelijk raakt je energie op en is de motivatie ook ver te zoeken. Het wordt daardoor nog moeilijker om alles bij te benen en je loopt alleen maar meer achter. Daar krijg je helemaal geen energie meer van! Het is een vicieuze cirkel.

8. Perfectionisme Je bent zoveel tijd kwijt met de voorbereidingen, omdat je het zo goed mogelijk wilt doen, dat je maar niet start met de eigenlijke taak. Of tergend langzaam van start gaat. In de realiteit worden maar heel weinig taken perfect uitgevoerd. Maar als je een drang naar perfectie hebt is het moeilijk om dat in te zien.

9. Besluiteloosheid Wanneer je meerdere opties hebt vind je het erg moeilijk om een keuze te maken en daarmee verder te gaan. Je bent te veel tijd kwijt met het bekijken van alle opties zonder een beslissing te nemen. Dit heet ook wel keuzestress.

10. Overal ‘ja’ op zeggen Het is geweldig om anderen te kunnen helpen. Maar als je altijd anderen aan het helpen bent, dan kom je niet toe aan de dingen die voor jou belangrijk zijn. Door altijd maar ‘ja’ te zeggen krijg je veel te veel werk op je bord. Een van de makkelijkste manieren om beter met je tijd om te gaan is om ‘nee’ te leren zeggen.

11. Alles zelf willen doen Een van de duidelijkste tekenen dat je niet goed met je tijd omgaat is als je alles zelf wilt doen. Het maakt niet uit of je eigen baas bent of voor een baas werkt; er zijn altijd taken die je kunt delegeren, die geautomatiseerd kunnen worden of waarvoor je mensen of bedrijven kunt inhuren. Het maakt jouw leven zoveel makkelijker als je dit inziet.

Slecht timemanagement beïnvloed alle delen van je leven, van werk tot relaties. Merk jij dat je een aantal van de genoemde symptomen vaker vertoont? Zorg dan dat je jouw focus verlegt van efficiëntie naar effectiviteit. Focus je op de belangrijkste taken die jou dichter bij je doelen brengen. De sleutel tot goed timemanagement heb je zelf in de hand.  

Bron: Carthage, B., 11 Symptoms of poor time management (2013), geraadpleegd op 7 mei 2014 via http://coachingpositiveperformance.com/11-symptoms-poor-time-management/