Klaar voor het recht op thuiswerken?

Hij komt eraan: de Wet flexibel werken. Een paar weken geleden ging de Eerste Kamer akkoord met het initiatiefvoorstel daartoe, wat inhoudt dat werknemers dit jaar nog het recht krijgen om vanuit huis te werken op de uren die hen het beste uitkomen. Door de wet, die mensen in staat moet stellen werk en zorgtaken beter te combineren, zal het aantal thuiswerkers naar verwachting flink toenemen. Hoe kunnen werknemers en werkgevers zich daar nu het beste op voorbereiden? Volgens Appsense, een bedrijf gespecialiseerd in digitaal en flexibel werken, ligt het antwoord op die vraag bij een efficiënt IT-beleid. Appsense geeft vijf tips om de productiviteit en veiligheid van thuiswerken te bewaken.

1. Ontwikkel een flexibelwerkenstrategie
Hiermee voorkom je dat je als IT-afdeling voor onverwachte uitdagingen komt te staan. Zo’n strategie omvat niet alleen een overzicht van de werknemers die regelmatig op afstand werken, maar ook tot welke applicaties en data zij toegang mogen krijgen. Daarnaast is het belangrijk om in zo’n strategie aan te geven op welke locatie zij wel of geen toegang tot die data en applicaties mogen krijgen.

2. Sta open voor initiatieven van gebruikers
Werknemers die zelf mogen bepalen waar en wanneer zij werken zijn in de regel productiever. Dat blijkt onder andere uit recent onderzoek van het Britse Chartered Management Institute. Als IT-afdeling is het daarom belangrijk open te staan voor de ideeën en initiatieven van die werknemers. Dat kan lastig zijn, want met name de veeleisende gebruikers onder hen zitten er vaak niet op te wachten om bepaalde zaken door IT opgelegd te krijgen. Bedenk je dan dat het juist deze medewerkers zijn die de drijvende kracht vormen achter innovaties. Zij weten meestal namelijk precies wat ze nodig hebben. Laat deze mensen dus vooral meedraaien in pilots voor nieuwe technologieën. Ze zullen hierover praten met andere gebruikers, wat de acceptatie ervan aanmerkelijk kan versnellen.

3. Creëer een ‘workspace’
Om de productiviteit door tijd- en plaatsonafhankelijk werken echt te stimuleren, is het van belang dat werknemers overal op dezelfde vertrouwde manier kunnen werken. Zorg er als IT-afdeling dus voor dat iedereen kan werken in een zogenoemde workspace, waarin alle persoonlijke instellingen van een gebruiker zijn opgeslagen. Doordat deze workspace is losgekoppeld van het onderliggende platform, is het niet nodig om instellingen steeds opnieuw in te stellen als er op een ander apparaat wordt ingelogd.

4. Stimuleer security
Juist wanneer gebruikers vanaf andere locaties werken, willen ze hun documenten graag op ‘makkelijke’ plekken kunnen opslaan, bijvoorbeeld op hun desktop of in de Cloud. Dat is begrijpelijk, maar niet zonder risico’s. Door bestanden vanaf een onbeveiligde bron te openen, krijgen cyberaanvallen meer kans en kan bedrijfsgevoelige informatie op straat komen te liggen. Als IT-afdeling kun je een veilige werkwijze stimuleren, door de toegang tot bestanden vanaf iedere locatie makkelijk te maken. Een positieve gebruikerservaring zou daarbij de leidraad moeten zijn. Ofwel: als je als IT een oplossing biedt, moet deze gebruiksvriendelijker zijn dan een oplossing die je als IT-prof zelf kunt installeren.

5. Communiceer zoveel mogelijk
Werknemers hebben vaak geen idee van wat er allemaal gebeurt op een IT-afdeling. Dat kun je alleen veranderen door te communiceren. Een goede communicatie zorgt er bovendien voor dat gebruikers snappen waarom bepaalde veranderingen, die hun manier van werken danig kunnen beïnvloeden, worden doorgevoerd. Stel gebruikers dus zoveel mogelijk op de hoogte van alle IT-werkzaamheden.

Interessant onderwerp? NCOI heeft een breed aanbod aan opleidingen op het gebied van ICT, Management en Leidinggeven en Personeel en Organisatie.

Bron: Managersonline