Hoe interessant is de nieuwe werkkostenregeling?

Sinds 2011 kunt u kiezen of u wel of niet gebruik wilt maken van de werkkostenregeling (WKR). Pas per 1 januari 2015 bent u hiertoe verplicht. Maar wat zijn nou eigenlijk de voordelen (en de nadelen) van deze regeling?

De WKR houdt in dat u maximaal 1,5% van uw totale fiscale loon, de vrije ruimte, mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaalt u geen loonbelasting. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. U hoeft hierover geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw of bijdrage Zvw te betalen of in te houden.

Voordelen

Voorbeeld: u betaalt 80% belasting over de overschrijding van de vrije ruimte. Als u een werknemer tegen 42% moet bruteren dan kost € 100 u € 172. Exclusief sociale lasten en vakantiegeld en pensioen enzovoorts, dus 72%. Tegen 50% belastingtarief is dat 100%. In dit geval is de WKR dus veel goedkoper.

• U weet precies waar u aan toe bent.
• U bent niet meer verplicht vergoedingen per werknemer in de salarisadministratie op te nemen.
• U krijgt meer vrijheid om te bepalen hoeveel u in bepaalde gevallen wel/niet wilt vergoeden.

Nadelen

Een eventuele overstap naar de WKR heeft ook een aantal nadelen. Zo zijn bepaalde zaken anders geregeld dan in de overgangsregeling. Daarnaast heeft een switch naar de WKR (of terug) ook consequenties voor uw administratie. In de salarisadministratie moet namelijk helder aangetoond worden hoe de personeelskosten zich verhouden tot het fiscaal loon.

• U moet achteraf kunnen aantonen hoeveel u uitgegeven heeft. Dat betekent dus dat u dit in de administratie moet bijhouden.
• U moet de btw betrekken bij het optellen van de kosten (ook al blijkt dat niet direct uit de boekhouding).
• U moet u de grens bewaken en indien nodig de eindheffing in de loonaangifte betrekken.
• Welke posten vallen onder de werkkostenregeling?
• Hieronder een lijst met posten die - voor zover bekend - onder de werkkostenregeling vallen:
• Kerstpakketten en andere kleine geschenken.
• Maaltijden in kantines (op basis van het forfaitaire bedrag € 2,90 per maaltijd).
• Bedrijfsfitness (op de werkplek of elders).
• Werkruimte bij de werknemer thuis.
• Huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders.
• Internet thuis en dergelijke communicatiemiddelen.
• Contributie van personeelsverenigingen.
• Contributie voor vakvereniging.
• Kosten inschrijving wettelijk beroepsregister.
• Fiets, elektrische fiets, scooter, enzovoorts ( grens van € 749 vervalt)
• Parkeer- veer- en tolgelden (met uitzondering van auto van de zaak).
• Schade wegens diefstal tijdens de vervulling van de dienstbetrekking.
• Apparatuur, gereedschappen en instrumenten mede voor gebruik thuis.
• Personeelsfeesten, personeelsreizen enzovoorts. (Geldt dus ook voor de borrel op vrijdagmiddag).
• Producten van het eigen bedrijf.
• Reiskostenvergoedingen, declaraties voor reizen met eigen vervoer voor het deel meer dan € 0,19 per km.
• Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (behalve die voor fiets of scooter)
• Representatiekosten en relatiegeschenken ten behoeve van interne relaties.
• Vakliteratuur thuis.
• Voeding, verlichting of verwarming in verband met onregelmatige diensten of continudiensten
• Werkkleding die mee naar huis gaat en ook geschikt is om in de vrijetijd te dragen.
• Schade door overstromingen, aardbevingen en dergelijke, die niet is verzekerd.
• Aan- en verkoopkosten woningen bij verhuizingen (bij bedrijfsverplaatsingen).

Bronnen: Financieel-management.nl Belastingdienst.nl Salariszaken.nl