Intern communiceren in coronatijd: 7 tips

Velen van ons werken inmiddels al een jaar vanuit huis. Bij de een verloopt dat soepeler dan bij de ander. Het thuiswerken vraagt in veel gevallen een andere manier van werken dan we gewend waren. En dat betekent vaak ook een andere manier van communiceren. Zowel voor collega’s onder elkaar als voor de manager. Hoe zorg je dat je ook in coronatijd goed blijft communiceren? Hieronder 7 tips. 

Houd gesprekken niet alleen zakelijk

We zijn snel geneigd om in digitale vergaderingen het alleen maar te hebben over werk. Maar juist nu is het belangrijk om verbondenheid te creëren. Het praten bij de koffieautomaat en met collega’s in de lunchpauze een wandeling maken zit er voorlopig niet in. Maar digitaal kun je ook je relatie met collega’s onderhouden.

Laat zien wat er speelt
Mogelijk zijn er bepaalde beslissingen genomen binnen de organisatie. Er zijn bijvoorbeeld werkzaamheden aangepast of bijgekomen, contracten niet verlengd of bezuinigingen aangekondigd. Dit zorgt bij velen voor nog meer onzekerheid. Geef daarom als manager of leidinggevende duidelijk aan waarom deze beslissingen zijn genomen, welke afwegingen er zijn gemaakt en wat de organisatie heeft doen besluiten om het door te zetten. Dat zorgt voor meer begrip vanuit de medewerker.

Geef regelmatig updates en plan wekelijkse overleggen

Houd contact met anderen binnen je team en laat regelmatig van je horen. Dit geldt zowel voor collega’s onderling als voor managers. Zo weet iedereen wat er speelt en blijf je als manager grip houden op het team. Duidelijke communicatie staat in coronatijd voorop. Leg daarom afspraken en acties die besproken zijn zoveel mogelijk vast. Stuur bijvoorbeeld na de vergadering een mail met een samenvatting van de punten die behandeld zijn en wie wat gaat oppakken. 

Heb oog voor gezond werken

Veel mensen werken gewoon aan de keukentafel of hebben de neiging om langer door te werken dan nodig is. Let daarom een beetje op elkaar. Spreek iemand erop aan als je merkt dat diegene zijn pauzes overslaat of te veel hooi op zijn of haar vork neemt. Als manager kun je tips geven over veilig en gezond werken. Meer informatie hierover en hoe je dit kunt aanpakken vind je in onze blog over gezond werken. 

Blijf realistisch

Thuiswerken vergt van de een meer dan van de ander. Denk bijvoorbeeld aan kinderen die thuis zijn, het effect van de lockdown op de mentale gezondheid, werkzaamheden die lastiger uit te voeren zijn vanuit huis. De productiviteit kan daardoor lager zijn of de werktijden zijn flexibeler ingedeeld. Houd daar ook rekening mee in je communicatie. Toon begrip voor de ander.

Val niet met de deur in huis

Onverwacht (video)bellen wordt meestal niet op prijs gesteld. Het zorgt ervoor dat de ander uit zijn concentratie is en moet stoppen met waar hij of zij op dat moment mee bezig is. Kondig daarom altijd van tevoren aan dat je iets wilt bespreken of plan een meeting in. Geef ook alvast aan wat je wilt bespreken. Zo weet de ander wat er komen gaat en wordt hij of zij niet verrast. 

Laat je gezicht zien

Niet iedereen zit dagelijks in kantoorkleding te werken. Begrijpelijk uiteraard, maar geen reden om je webcam uit te laten. Boodschappen komen nu eenmaal beter over als mensen er een gezicht bij zien. Je ziet emoties en uitdrukkingen en kunt persoonlijke interpretaties beter benadrukken. Daarnaast is het ook prettig elkaar weer eens te zien.