Het belang van timemanagement

Efficiënt en effectief werken wil iedereen. Maar in de dagelijkse praktijk is dit door drukte, stress of andere factoren niet altijd eenvoudig. Dat is vaak het moment waarop timemanagement om de hoek komt kijken. Maar wat is timemanagement eigenlijk precies en wat brengt het u?

Wat is timemanagement?

Volgens Van Dale is timemanagement ‘de kunst van het op een zo efficiënt mogelijke manier omgaan met de beschikbare tijd’. Kortom: controle hebben over uw eigen agenda, zodat u geen stress of andere problemen ervaart. Daarbij spelen aspecten als planning, taakverdeling, assertiviteit en communicatie een belangrijke rol. Hoe plant u uw werk in? Geeft u de juiste prioriteit aan uw werkzaamheden en voert u ze op de goede manier uit? En geeft u op tijd uw grenzen aan? Dat zijn vragen die uzelf kunt stellen.

Voordelen van timemanagement          

Vrijwel iedereen heeft wel eens stress op het werk. Zo nu en dan stress ervaren kan geen kwaad, maar het moet geen structureel probleem worden. Door middel van timemanagement leert u meer rust en structuur te creëren in uw werk en privéleven. U gaat realistisch naar planningen en werkzaamheden kijken en onderzoekt hoe u op tijd uw grenzen kunt aangeven als iets niet haalbaar of wenselijk is. Daardoor ervaart u minder stress, krijgt u uw werkzaamheden sneller af en beleeft u meer plezier aan uw werk.  

Een aantal tips:

Doe regelmatig een braindump
Tijdens een zogeheten braindump zet u alles wat in uw hoofd zit op papier. Neem ongeveer 10 minuten per dag om al uw taken en werkgerelateerde gedachten op te schrijven. Sla geen dingen over, omdat u denkt dat het niet relevant is. Het is juist belangrijk dat alles op papier staat, zodat u uw hoofd leeg kunt maken en erop kunt vertrouwen dat u geen werkzaamheden of gedachten meer hoeft te onthouden.

Deel uw dag in blokken in
Maak gebruik van een agenda of takenmanager waarmee u uw dag in blokken van telkens 30 minuten kunt indelen. Verwerk daar ook om de anderhalf uur 10 minuten pauze in. Zo vergroot u uw productiviteit en verlaagt u uw stressniveau. Kleine klussen kunt u bundelen en samen onderbrengen in een blok. Heeft u grotere klussen? Plan die dan over 2 blokken.

Maak gebruik van de Eisenhower-methode
Stel prioriteiten. Welke werkzaamheden zijn het belangrijkst en hebben haast? Voer die als eerste uit. Door te kunnen bepalen welke taken u als eerste moet doen, kunt u de Eisenhower-methode gebruiken. Maak vier vlakken, die u vervolgens verdeelt in:
- Belangrijk en dringend (prioriteit 1)
- Belangrijk en niet dringend (prioriteit 2)
- Niet belangrijk, maar wel dringend (prioriteit 3)
- Niet belangrijk en niet dringend (prioriteit 4)
Zo heeft u een duidelijk overzicht van welke werkzaamheden u in welke volgorde uitvoert.

Kies uw 6 MTI’s
Kies per dag uw 6 belangrijkste taken (Most Important Tasks). Dit zijn de taken die u deze dag sowieso wil afronden. Zet daarbij de taak waar u het meest tegenop ziet bovenaan, volgens de zogeheten Eat that frog-methode. Na afronding van uw eerste MTI, merkt u dat u energiek en gemotiveerd aan de andere taken begint. Uw productiviteit vergroot hierdoor en u heeft geen last meer van uitstelgedrag.

Een training timemanagement volgen?

Wilt u uw vaardigheden op het gebied van timemanagement verder ontwikkelen en aan uw eigen persoonlijke stijl werken? NCOI Opleidingen biedt diverse korte trainingen timemanagement aan. Zo kunt u bijvoorbeeld kiezen voor de 2-daagse training Timemanagement. Speciaal voor leidinggevenden is er de training Timemanagement voor Leidinggevenden. Wilt u meer informatie? Onze studieadviseurs zitten klaar om al uw vragen te beantwoorden.